「工作來不及做完,今天又準備要加班了!」你常聽到這句話嗎?根據統計,台灣高達9成的上班族都曾為工作而加班。或許有人會懷疑,「工作這麼多,不加班只會耽誤進度吧?」然而,抱持這種想法的人,真的有因為加班而減輕負擔嗎?日本商管名師夏川賀央告訴你「消滅來不及」的4個技巧,徹底擺脫加班的惡夢。

 

一.    設定工作優先順序

工作的處理順序可分成4類:

1. 「重要且急迫的事」

2. 「重要但不急迫的事」

3. 「不重要但急迫的事」

4. 「不重要也不急迫的事」。

 

重要且急迫的事,固然必須最優先處理,但作者認為,很多事情其實都是因為處理不當,才會由「不急迫」變成「急迫」。因此,要避免工作做不完的情況,最好能讓事情都處在「重要但不急迫」的狀態下完成。

 

二.    遵從艾偉李(Ivy Lee)法則

艾偉李法則指出,工作者應先列舉出6件隔天非做不可的事情,依照重要順序,並且從1編號到6。次日開始,就從1號開始工作,依序將工作處理完畢;隔天再做一次編號,不要受到當日未完成的工作影響。

扣除掉不重要的事情之後,剩下的就都是重要的事,從哪件開始都可以。把眼前的事情一一處理掉,就不需要擔心究竟什麼才是重要的事了。

 

三.    70%的完成率最有效率

完美主義並不是負面的形容詞,但100%的完美主義,只會造成非加班不可的後果。舉例來說,就算你自認工作做得再完美,但主管可能還是會有別的意見或建議,終究還是得重新修正。

作者認為,工作不像是學校的功課,不能任何事都要求100分,把完成度設定在70%左右,以能提出報告為主要目標先求有、再求好,」就能避開來不及的狀況。

 

四.    打電話比e-Mail效率更高

電子郵件是非常花時間的溝通方式,在將郵件傳送後,還要擔心對方有沒有看到信,三番兩次確認信箱,反而花費更多時間。如果用電話直接連絡反而更快,應該把電子郵件定位在「詳細說明」的功能,而不是聯絡工具。

夏川賀央強調,不加班的意義是為了讓上班族有更多「思考時間」和「成長空間」,如果把加班時間用在「想做的事」上,不管是遊樂、上課進修,甚至是睡覺補眠,轉換不同於工作時的心情,不但能增加對周遭事物的觀察,還有助於你的工作表現。

 

(取材自《省時工作力》,夏川賀央著,三采出版。)

本文章由經理人月刊提供。整理.撰文/林奐呈

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